Россиян переводят на электронные трудовые книжки. Что это такое и нужно ли оставить бумажный вариант

Что такое электронная трудовая книжка. И стоит ли оставить бумажную

На работе предложили перейти на электронные трудовые книжки. Что это такое и что ответить бухгалтеру

В России ввели электронные трудовые книжки, и последствия этого решения обрушились на людей прямо сейчас. Работодатели ставят сотрудников перед выбором, а те и не знают, как поступить. Чтобы помочь с принятием решения, мы ответили на главные вопросы о трудовых книжках.

С 1 января 2020 года в России введены электронные трудовые книжки, но большинство россиян узнали об этом только сейчас. Дело в том, что до конца июня работодатели по всей стране обязаны рассказать своим подчинённым о нововведении. И до 31 декабря 2020 года люди смогут решить, как они хотят хранить информацию о своём стаже.

В 20-х числах июня пользователи твиттера начали жаловаться на выбор, перед которым их поставило начальство. Людям предложили подписать бумаги о переходе на электронное хранение данных — но многие из них не понимают, в чём плюсы и минусы такого решения.

Читайте на Medialeaks Кот прошёл через стрижку и стал не кошкой, а мемом на ножках. Но фото других мурок показывают: ему ещё повезло

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Она отражает стаж и опыт работника, даёт сведения о его образовании, награждениях и благодарностях. И, наконец, позволяет работодателю отследить причины, по которым человека уволили с предыдущих мест работы.

Сами по себе трудовые книжки появились в России уже после революции 1917 года — до этого их роль выполнял Формулярный список о службе, который заполнялся и сшивался на длинных листах бумаги. В 20-е и 30-е годы XX века трудовые книжки (трудовые списки) в том или ином виде функционировали по всему СССР.

На работе предложили перейти на электронные трудовые книжки. Что это такое и что ответить бухгалтеру

Трудовая книжка 1939 года

Эти документы не были обязательными, но часто выступали в роли удостоверения личности и подтверждали право на получение продовольственных карточек — а значит, граждане СССР были практически вынуждены обзавестись ими.

Зачем нужны электронные трудовые книжки?

В Российской Федерации об отмене традиционных трудовых книжек заговорили ещё в начале 2010-х годов. В 2011 году Минздравсоцразвития объявило, что эти документы устарели и неактуальны, так как защиту прав работников теперь обеспечивает трудовой договор.

Стаж, который влияет на пенсию, тоже зависит вовсе не от трудовой книжки. Он определяется по периоду, в течение которого работодатель перечислял взносы на индивидуальный счет работника в Пенсионный фонд России (ПФР). Трудовую книжку при оформлении пенсии требуют лишь из-за соответствующего пункта в Трудовом кодексе — но практического смысла в этом требовании нет.

В 2014 году глава налогового комитета общественной организации «Опора России» Михаил Орлов высказался об этом так:

Трудовые книжки — это советские рудименты, анахронизмы, западные фирмы нормально обходятся без них.

При этом о полной отмене трудовых книжек речи пока не идёт — их просто сделают виртуальными. Чиновники считают, что отмена бумажных трудовых книжек поможет избавиться от проблем с логистикой и хранением, сократить расходы на кадровое делопроизводство: в кадрах не надо будет хранить бумаги по 75 лет.

В отмене традиционных книжек немало плюсов и для работодателей. Так, с них снимется ответственность за хранение, учёт и передачу трудовых книжек при увольнении. К тому же, с переходом на электронный вариант сотруднику будет сложнее скрыть старый документ с истинными причинами предыдущих увольнений.

Как устроена электронная трудовая книжка?

По факту, уже к маю 2019 года трудовые книжки россиян оцифровали на 100 процентов. Пока что старые документы действительны, но у них уже появился электронный аналог. Все сведения, которые раньше записывались в книжку, теперь отправляются ещё и напрямую в ПФР.

Электронные книжки и отчётность в ПФР создаются в программе 1С.

На работе предложили перейти на электронные трудовые книжки. Что это такое и что ответить бухгалтеру

Создание электронной трудовой книжки в 1С

Вся информация о сотрудниках хранится в специальной электронной системе учета, а сведения из неё можно получить в виде выписок — бумажных или электронных. Отныне они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

На работе предложили перейти на электронные трудовые книжки. Что это такое и что ответить бухгалтеру

Печатная форма электронной трудовой книжки

В течение 2020 года россиянам нужно выбрать: отказаться от бумажной трудовой книжки или сохранить её наряду с электронной.

Что будет, если оставить бумажную трудовую книжку?

Если вы хотите, чтобы данные о вашем трудовом стаже оставались на бумаге, достаточно выбрать соответствующий вариант:

Продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде.

После этого ваша книжка останется у работодателя, и он будет вести её как обычно, параллельно ведя записи в электронном виде. Поскольку данные о вашей работе и до этого отправлялись в систему, для вас ровным счётом ничего не изменится.

Решение о сохранении бумажной трудовой можно назвать временным. Если вы передумаете, новое заявление можно написать в любой момент.

Что будет, если согласиться на электронную версию?

С этой опцией всё тоже просто. Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. В документах это чаще всего указывают так:

Предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности.

Как только вы откажетесь от бумажной трудовой книжки, работодатель сразу же отдаст её вам и перестанет нести за неё ответственность. В документ больше не будут вносить записи, а все сведения будут учитываться только в электронной системе.

При этом важно сохранить трудовую книжку и не терять её. При выдаче в ней сделают запись о том, что её владелец перешёл на электронный вид.

И обратного пути уже не будет. Если вы напишете заявление о переходе на «цифру», вернуться к старой трудовой уже не выйдет.

Что попадёт в электронную книжку?

Поначалу ничего. Все данные, которые работодатель до этого момента передавал в ПФР, хранятся в системе, но в новый документ не попадут. Полноценная электронная книжка начнёт формироваться только после 2020 года.

А что, если не писать никаких заявлений?

Этот вариант по сути совпадает с опцией «оставить бумажную трудовую книжку». Работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку и отправлять данные в ПФР.

Тем, кто сейчас не трудоустроен и держит свою бумажную трудовую книжку при себе, тоже не стоит переживать. Свой выбор можно сделать после устройства на работу: можно написать заявление сразу, а можно выждать — тогда тоже сохранятся оба варианта.

Что будет после 2020 года?

У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.

Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.

А правда, что в других странах трудовых книжек уже нет?

В наши дни традиционные трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении.

В остальных странах мира на работу принимают по контракту, обходясь без трудовых книжек. Чаще всего контракт заключается на срок от года для начинающих специалистов и до пяти лет для профессионалов своего дела. Там подробным образом прописаны все права и обязанности будущего сотрудника, количество рабочих часов, а так же причины, по которым он может быть уволен или наоборот: почему у сотрудника не получится досрочно расторгнуть договор.

В ряде европейских стран (Германия, Италия, Австрия, Франция) есть своеобразный аналог книжки – трудовая карточка. Правда, такой роли, как в России, она не играет. Её владелец может по собственному желанию предъявлять документ работодателю, чтобы внести данные о приеме на работу и увольнении.

В Испании есть своя электронная система — Vida Laboral (трудовая жизнь). В неё записывают информацию о найме, увольнениях и налоговых отчислениях — всё это сразу же отправляется прямиком в Министерство труда и Фонд социального страхования.

На работе предложили перейти на электронные трудовые книжки. Что это такое и что ответить бухгалтеру

Так выглядит выписка из Vida Laboral

Но в большинстве европейских стран и в США нет специальных электронных систем, фиксирующих данные о трудоустройстве. Вместо этого работодатели просто требуют от соискателей резюме, дипломы и характеристики с прежних мест работы. А поиском дополнительной информации занимается служба безопасности.

Что россияне думают об электронных трудовых книжках?

Судя по реакции пользователей соцсетей, многие люди пока не готовы отказаться от традиционных документов. Одна из причин, по которой сотрудники делают выбор в пользу старых книжек, — недоверие к государственной электронной системе. Им кажется, что данные об их стаже могут потеряться в любой момент.

Переживать из-за того, что информация о стаже пропадёт без следа, пожалуй, не стоит. Ведь она хранится в ПФР уже не первый год и трудовые книжки давно мало что решают в этом вопросе.

А вот безопасность личных данных волнует россиян не просто так. Дело в том, что к масштабным утечкам им явно не привыкать. Только в 2020 году в Сеть утекли миллионы номеров пользователей телеграма и информация о покупателях магазина «Красное и белое».

И государственная защита данных явно может оказаться ещё хуже. Так, одному французу удалось взломать систему интернет-голосования в Московскую городскую думу всего за 20 минут.